Új kolléga érkezik? Így tervezd meg az első hetét

Új kolléga érkezik? Így tervezd meg az első hetét

A kiválasztás lezárult, az új kolléga hamarosan munkába áll. A következő fontos feladat az, hogy az első napokban ne kelljen találgatnia: kihez fordulhat, mit vártok tőle, és hogyan tanulhatja meg a helyi folyamatokat. Egy rövid, felelősökkel egyeztetett terv egy kisebb Fejér megyei cégnél is használható, külön HR-csapat nélkül.

Ne csak programokat írj a naptárba

A betanítási tervnél minden teendő mellé írd oda, mire legyen képes vagy mit értsen meg a végén az új munkatárs. Egy rendszerbemutató önmagában még nem mondja meg, hogy utána melyik feladatot gyakorolhatja el, és kivel ellenőrizheti az eredményt.

Az Acas beillesztési útmutatója az előzetes tervezést és az információk elosztását javasolja, hogy ne minden az első napra torlódjon. A CIPD összefoglalója a munkához szükséges tudás és támogatás átadását a beillesztés lényeges részének tekinti.

Az érkezés előtt legyen egyértelmű a fogadás

Egyeztessétek, melyik időpontra, melyik telephelyre várjátok az új kollégát, és ki fogadja. A „jöjjön a szokásos bejárathoz” annak érthető, aki már ott dolgozik. Az új munkatársnak pontosabb támpont kellhet.

Kisvállalkozásnál is érdemes kijelölni egy elérhető kapcsolattartót és egy helyettest. Nézzétek át, hogy a munkakezdéshez szükséges eszközök, hozzáférések és előkészítendő feladatok rendelkezésre állnak-e. Ne az érkezés után derüljön ki, hogy senki nem tudja, ki intézi őket.

Egy munkafolyamaton keresztül mutasd meg a munkát

Válassz egy áttekinthető, a munkakörhöz tartozó feladatot. A tapasztalt kolléga először mutassa meg, hogyan halad végig rajta, és mondja el, melyik pontnál mire figyel. Ezután legyen lehetőség kérdezni és a munkakörhöz illő felügyelettel gyakorolni.

Például egy irodai munkatársnál egy beérkező megkeresés útját lehet végigvenni: hol érkezik, hol rögzítitek, kinek adjátok tovább, és honnan látszik, hogy lezárult. Ez szemléltető helyzet; a tényleges betanítást mindig a saját munkakörhöz és működéshez igazítsd.

A cél nem az, hogy az első bemutató után mindent önállóan végezzen. Inkább derüljön ki, mit ért már, hol bizonytalan, és melyik lépést kell újra megmutatni. Szükség esetén a céges oktatási és munkavégzési előírások szerint járjatok el.

Használj rövid átadási lapot

Az alábbi felépítésből azt tartsd meg, ami nálatok valóban segíti a munkát. Ne legyen belőle kitöltendő dokumentum valódi egyeztetés nélkül.

A felelőst ténylegesen egyeztessétek, ne csak beírjátok a nevét. Ha a betanító másik műszakban dolgozik vagy szabadságra megy, legyen világos, ki veszi át a támogatást.

Az első hét végén ne csak azt kérdezd: minden rendben?

Válasszatok néhány konkrét kérdést. Melyik feladat vált már átláthatóvá? Hol kellett a legtöbb segítség? Melyik információ érkezett későn? Mi legyen a következő gyakorolható lépés?

A válaszokból készülhet rövid megállapodás a következő időszakra. Ha ugyanaz a kérdés több új kollégánál visszatér, érdemes a magyarázatot vagy az átadási sorrendet is felülvizsgálni. A visszajelzés itt a tanulási folyamat alakítását szolgálja, nem pusztán a munkatárs minősítését.

Az első heti terv a kezdés kerete. Hogy a betanulás meddig tart, az a feladat összetettségétől és az adott munkatárs tapasztalatától is függ; nem kell mindenkit ugyanazzal a menetrenddel végigvinni.

Következő lépés: még az érkezés előtt nevezzétek meg a fogadó kollégát, az első bemutatandó munkafolyamatot és az első közös visszajelzés időpontját. Ha ezek megvannak, már van mire felépíteni az első hetet.

Források

• Acas: Planning an induction programme
• CIPD: Induction